Hoe zeg je werk-afspraken af om voor een ziek kind te zorgen (elegant en zonder schuldgevoel)?

De school belt, of je misschien je zieke zoon kan ophalen? Je dochter ontwaakt met klachten. Hoofdpijn, afwisselend warm en koud, keelpijn, duizeligheid. Ze kan niet naar school.

De operatie van je oudste, die kleine ingreep, blijkt gecompliceerder. Je moet na een week al op controle in plaats van na een maand. Daar had je niet op gerekend.

Je kind moet voor, je werk moet achter. Hoe doe je dat, professioneel en elegant, zonder schuldgevoel?

Zodat jij voor je zieke kind kan zorgen, misschien omdat er geen anderen zijn om dat te doen. Misschien omdat je vindt dat jij de meest aangewezen persoon bent.

Ik heb ondertussen bakken ervaring met dit vervelend fenomeen, en hele recente bovendien. Gisteren en vandaag moest ik voor de zoveelste keer dit schooljaar mijn afspraken afzeggen. Niet dat ik bijzonder ziekelijke kinderen heb. Ik heb gewoon bijzonder veel kinderen - drie namelijk - en die zijn nog wat te jong om op hun eentje ziek te zijn. En om alleen naar de dokter te gaan. Bijkomende uitdaging is dat ik de laatste maanden een bijzonder volle agenda heb. Geen ideale combinatie.

Hoe doe je dat, een afspraak afzeggen en toch een betrouwbare samenwerkingsrelatie houden? Ik weet het niet altijd even goed. Maar, als u het niet erg vindt, probeer ik er even wat regels voor te destilleren - als wapen voor de volgende oorlog.

  • Mijn belangrijkste strategie is blijkbaar het verhaal vertellen. De werkrelatie die ik teleurstel krijgt steevast een handvol symptomen te horen. Niet in detail, maar genoeg om in te zien waarom dit een onverwachte en dringende zorg-vraag is die voorrang krijgt. En vooral om te begrijpen waarom mijn moederhart niet op dit appel mag ontbreken. Ik ben de ander minstens het verhaal verschuldigd, denk ik dan. En emotie zorgt hopelijk voor meer betrokkenheid.
  • Kunnen we elkaar misschien volgende week dinsdag ontmoeten? Zal ik u morgen mailen met een voorstel voor na de vakantie? Onmiddellijk een nieuw voorstel doen: het lijkt evident, maar ik vergeet het regelmatig. En dat is zonde, want de toekomst van het project of de opdracht is vaak onzeker als ik niet onmiddellijk een alternatief kan plannen. Ik raak inkomsten kwijt door thuis te blijven, projecten lopen vertraging op, taken raken niet afgewerkt. Een nieuwe boeking maken dus, voor ik vergeet (waar ik overigens best goed in ben, in dat vergeten - af en toe ook weer handig)
  • Bellen. SMS-en. Mailen. In volgorde van belangrijkheid. Het eren van je relatie met de ander vraagt om zo 'echt' mogelijk contact. Dus ik laat mijn stem horen. Die stem waarin de luisteraar ook mijn spijt kan horen, mijn teleurstelling, mijn bezorgdheid. Gratis non-verbale ondersteuning voor mijn boodschap.

(Zorg dat je van cliënten en opdrachtgevers een telefoonnummer hebt! Het is akelig om te mailen en dan een paar uur op een antwoord te wachten - terwijl je scenario's zit te verzinnen over hoe iemand al uren onderweg is naar jou, omdat die niet weet dat de afspraak niet doorgaat. Been there, felt that.)

  • Hoe vervelend het ook is: alleen door zelf af te zeggen kan je zorgen voor elegantie en het schuldgevoel verkleinen. Je kan dus geen secretariaat, collega of partner inschakelen. Jammer, want het is zo aantrekkelijk om een ander de bescheten commissie* te laten doen!
  • Je eigen intentie verstevigen. Ja, ik wil. Een bereikbare moeder zijn. Voor mijn kind zorgen als het ziek is. Mijn gezin soms voorrang geven op mijn werk. Mijn intentie vraagt dus dat ik ruimte maak voor moederschap. Als ik die drijfveer goed kan voelen, is schuldgevoel niet de baas. Hoe verstevig ik die dan? Door ze uit te spreken en neer te schrijven. Door een ondersteunend gevoel te kiezen: integriteit bijvoorbeeld, of toewijding, helderheid, waarheid,...
  • En dan de uitsmijter: ik kan alleen maar hopen dat het voor de ander ook een meevaller wordt. Ik ben meestal blij als iemand een afspraak met mij annuleert, zeker als uitstel geen afstel wordt. Het geeft onverwachte ruimte in je dag, het laat je toe om die tijd te vullen met niet-nuttige of zelfs voedende activiteiten. Een win-win dus?

*bescheten commissie = schoon Vlaams woord voor vervelende boodschap